Des réunions efficaces en coopération

Au début de notre structuration, nous avions tendance à faire de long réunion. On aimait discuter longtemps, refaire le monde, ce qui était probablement nécessaire à ce moment. Mais sur la longueur c’est devenu frustrant. On avait la sensation de ne pas avancer, que ces réunions absorbaient tout notre temps et ne menaient à pas grand chose.

Nous avons fait appel à Percolab qui nous a formés sur la prise de décision dans le cadre du programme "Going Horizontal". Leur méthodologie nous a inspiré le modèle de réunion que nous utilisons aujourd’hui.

Comment se passe une réunion ?

Depuis 2019 nous utilisons Notion, un outil qui permet de rédiger, planifier et organiser notre vie d’entreprise. Nous avons utilisé pleinement les fonctionnalités des bases de données pour créer un outil sur-mesure, pleinement adapté à notre entreprise. Il repose sur trois bases : réunion, sujet et tâches.

Définition d’une réunion

Le document de la réunion est créé aussitôt que la date est déterminée. On peut alors créer la fiche sur notion avec la date, les participant•es et la durée prévue.

Ainsi chacun·e peut programmer la réunion dans son emploi du temps en amont. La durée vient nous pousser à prioriser et limiter la durée de la réunion afin de respecter le temps de chacun.

Préparation de la réunion

La préparation de la réunion est la responsabilité de tous et toutes. Avant chaque réunion chacun•e est invité·e à ajouter des sujets dans le tableau de la réunion.

Un sujet doit comporter un titre, une durée estimée de traitement, la personne qui propose le sujet, une description si nécessaire et un type de sujet. L’idée est que la personne qui amène le sujet définisse ce qu’elle attend à l’issu du traitement de ce sujet.

Voici la liste des types de sujet :

• Accueil / clôture
• Informer : une annonce qui ne nécessite pas d'intervention des autres
• Consulter : demande de retour
• Co-créer : création commune
• Proposer : nécessite une prise de décision collective

Déroulement de la réunion

Le jour J, on commence par définir les rôles et objectifs pour la réunion. Le rôle "Facilitator" lance les sujets, répartit la parole, reformule ou recadre la réunion si besoin. Le rôle "Scribe" prend les notes (décisions, tâches à réaliser) et enfin le rôle "Timer" fait respecter le temps établi.

Enfin, on contrôle la durée totale prévue. Si le temps estimé dépasse le temps prévu pour la réunion alors on adapte. Pour cela on peut réduire le temps de certains sujets, reporter les sujets à une prochaine réunion, traiter le sujet hors réunion et exceptionnellement décider d’augmenter le temps de la réunion.

Tout est en place ? Youpi, on peut alors se lancer dans le traitement des sujets !

Le Scribe est chargé de rédiger les éléments important des échanges. Si nécessaire on attribut les actions à réaliser. Enfin, on marque le sujet comme ✅ traité.

Notre petite fierté

Ce formalisme peut être intimidant au début mais il est le garant de la réussite de la réunion. Avec le temps nous avons pleinement intégré ce processus. Chaque réunion est terminée dans les temps et notre liste de tâches est automatiquement mise à jour, un régale 🙂

Autre atout, cet outil s’adapte très bien aux différentes configurations présentiel, distanciel ou bien encore en hybride... Même si, on va pas se mentir, on a plus de plaisir à se retrouver tous et toutes ensemble !